* НА МЕСТЕ * 100 КГ ЗА 2 МИНУТЫ * БЕЗ СОРТИРОВКИ * ПАПКИ ЦЕЛИКОМ * ВЫВОЗ ФРАГМЕНТОВ * НА МЕСТЕ * 100 КГ ЗА 2 МИНУТЫ * БЕЗ СОРТИРОВКИ * ПАПКИ ЦЕЛИКОМ * ВЫВОЗ ФРАГМЕНТОВ *


Главная » Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожение документов, которые не составляют архивный фонд, не урегулировано в законодательстве, поэтому данная процедура проводится согласно внутреннему распоряжению каждой отдельной организации. Первичные документы бухгалтерского учета могут быть уничтожены любым удобным способом. Компания ООО «Шреддер Экспресс» предлагает услуги по утилизации архивных материалов. Мы гарантируем полную конфиденциальность и оперативные сроки работы.

Сроки хранения бухгалтерского архива

В законе о бухучете установлено, что минимальный срок хранения бухгалтерской документации составляет не менее 5 лет после наступления отчетного периода, к которому относятся архивные накопления. Согласно разъяснениям, полученным от Министерства финансов, документация должна сохраняться вне зависимости от того, подавалась она в органы налоговой службы или нет.

Исчисления сроков хранения начинается с 1 января следующего года после отчета, к которому относятся документы. Следует учитывать, что некоторые документы могут одновременно относиться к бухгалтерским и налоговым отчетам. Данные категории бумаг имеют различную продолжительность хранения. Таким образом, при двойном предназначении срок хранения должен составлять максимальный период, который предусмотрен для налоговой отчетности.

Первичная документация, которая не относится к отчетной или той, что согласно требованиям законодательства должна храниться в архиве, может быть уничтожена в любой момент согласно внутреннему распоряжению организации. Те документы, которые должны храниться в архиве от 5 лет, раскладываются в хронологическом порядке и укладываются на стеллажи.

Сам архив может быть отдельной структурой организации или входить в службу документального обеспечения в качестве подраздела. При этом назначается ответственный деловод – архивариус. Его задача состоит в ведении контроля сохранности переданных ему документов, ограничивать доступ к ним и следить за своевременным уничтожением.

Порядок уничтожения

Поскольку бухгалтерские документы могут иметь коммерческую тайну, то процедура их уничтожения довольно строгая. Для утилизации бумаг создается комиссия, которая будет контролировать соблюдение установленного порядка. В её состав входят минимум 3 сотрудника организации, которых выбирают из числа квалифицированного персонала, в частности тех, кто занимает ответственные должности.

Членами комиссии просматриваются архивные описи документов и выделяются те, которые предназначены для уничтожения. Составляется акт, в котором дела, подлежащие утилизации, перечисляются списком. Составленный в полном объеме акт одобряется заседанием комиссии, после чего передается на утверждение руководителю организации.

Отобранные дела упаковываются для предотвращения несанкционированного доступа. Составляется приемо-сдаточная накладная. Она включает данные о количестве дел, а также вес макулатуры. Погрузка, транспортировка и выгрузка списанных для уничтожения бумаг осуществляется под контролем ответственного сотрудника организации. Это гарантирует, что бумаги не будут осмотрены сторонними лицами, а сразу утилизируются.

Оформление уничтожения

Для того чтобы засвидетельствовать факт утилизации архива, необходимо составить документальное отображение утилизации, который подтвердит, что бумаги переработаны до состояния, не предоставляющего возможности прочесть содержимое. Согласно требованиям законодательства и установленным нормам деловодства, для этого нужно:

  • издать приказ о формировании комиссии;
  • создать опись дел на уничтожение;
  • передать материалы, предназначенные для утилизации, по накладной.

Приказ о назначении комиссия по уничтожению архивных документов издается руководителем организации на фирменном бланке. Как правило, одним из членов комиссии назначается главный архивариус. Именно на него ложится основная нагрузка по подбору дел и их включению в опись на уничтожение. Также рекомендуется привлечь к работе в комиссии руководителей других отделов или их заместителей. Наличие в комиссии только сотрудников архива нежелательно. Это правило не урегулировано законодательно, но является признанным фактом деловодства.

Опись дел на уничтожение по документам временного и длительного периода составляется отдельно. Эти категории бумаг нельзя смешивать. Важно соблюсти хронологический порядок, который был при сдаче дел в архив в первоначальной описи для каталога хранения. Это позволяет ускорить проверку фактического наличия дела в списке описи для уничтожения. Члены комиссии должны сверить каждую строку в описи с реальным наличием указанного документа. Архивные номера должны совпадать, так же, как и количество страниц.

После проверки наличия всех бумаг в акте описи ставятся подписи всех членов комиссии. Далее документ передается руководителю. После его окончательного утверждения имеющиеся материалы на утилизацию по накладной передаются представителю компании, которая занимается уничтожением. При этом назначается уполномоченный сотрудник предприятия, который контролирует процесс физического уничтожения списанных архивных материалов.

Непосредственное уничтожение может проводиться любым способом:

  • разрезание;
  • сжигание;
  • химическая обработка;
  • размачивание в воде и пр.

Данный факт заранее оговаривается исполнителем. При этом компания, которая берет на себя ответственность по физическому уничтожению бумаг, не вправе изменять ранее оговоренные условия. Таким образом, если согласно договору установлено, что бумага должна быть сожжена, то ее нельзя разрезать и использовать в качестве вторсырья.

Правовые основания на уничтожение архивов

Процедура и требования к периодичности уничтожения архивных материалов прописываются в Законе об архивном деле. Также отдельные требования выставляются в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете и Основных правилах работы в архивах организации, выданной коллегией Росархива.

Преимущества утилизации в ООО «Шреддер Экспресс»

Наша компания предлагает профессиональные услуги по уничтожению архивов организаций. Мы гарантируем полную конфиденциальность и оперативность. Выбрав наши услуги, вы сможете избежать длительного ожидания. В нашем распоряжении имеется мощный шредер, перерабатывающий 100 кг макулатуры за 2 минуты. Таким образом, для контроля уничтожения ответственному сотруднику организации заказчика потребуется минимум времени.

Уничтожение архивов проводится в папках, без их открывания и извлечения канцелярских скрепок и скоб. Это гарантирует полную конфиденциальность информации и исключает любую возможность случайного изучения оглавлений документов и прочих данных. Переданная нам на уничтожение макулатура перерабатывается на мелкие фрагменты, которые невозможно восстановить в целостные документы.

Для вашего удобства возможна не только выездная переработка, но и уничтожение архивов на месте. При утилизации в нашем помещении архивные документы вывозятся с помощью закрытых контейнеров. Таким образом, вся информация, которая содержится в материалах, полностью защищена от изучения на всех этапах. Оборудование для уничтожения на месте нахождения архива доставляется в грузовом фургоне. Материалы для утилизации вывозятся с архива контейнером и перерабатываются в фургоне. Это исключает создание шума в офисе заказчика. В фургоне находятся видеокамеры, которые ведут онлайн трансляцию. Это позволяет заказчику контролировать процесс выполнения работ без необходимости лично присутствовать при физическом уничтожении.